Regeling klokkenluider

Het Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Hier leest u hoe u inbreuken kunt melden bij het lokaal bestuur Beveren (gemeente en OCMW).

U kunt een melding doen over inbreuken die gebaseerd zijn op informatie die u uit uw werkomgeving verkreeg. Een melding is iets anders dan een klacht. Om over een inbreuk te spreken, moet het gaan over een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is, of die de regelgeving schendt.

Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan een melding maken. Het gaat dus ruimer dan enkel personeelsleden het lokaal bestuur. Ook externen die via hun werk met het lokaal bestuur in contact komen, kunnen een melding maken. Denk bijvoorbeeld aan sollicitanten, consultants of leveranciers.

Bij een melding via de interne en externe meldkanalen, heeft u de keuze om uw naam bekend te maken als melder, of anoniem te blijven. Meldt u anoniem, dan wordt uw identiteit niet bekend gemaakt. Meldt u niet anoniem en maakt u uw naam bekend, dan wordt uw identiteit beschermd.

De meldingskanalen zorgen voor systemen die de vertrouwelijkheid beschermen van:

• uw identiteit
• de identiteit van de anderen die in de melding genoemd zijn
• de informatie waaruit uw identiteit of deze van de anderen kunnen blijken

Dit door onder andere de toegang tot deze informatie te beperken.

Als melder bent u beschermd tegen represailles. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade.

Interne melding

Het Bestuursdecreet regelt hoe u als melder een melding kunt doen. U kunt uw melding schriftelijk (via e-mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan het hoofd van het personeel. Concreet werd deze bevoegdheid binnen het lokaal bestuur Beveren gedelegeerd aan Kristien Baeyens en Griet Van Eetveld.

Schriftelijke melding via e-mail of brief

Als u uw melding per e-mail wil versturen, dan kan dat via klokkenluider@beveren.be

Als u uw melding per brief wil versturen, dan richt u uw brief aan Kristien Baeyens of Griet Van Eetveld. U vermeldt duidelijk op de omslag aan wie u de brief wilt richten. U stuurt uw brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren: Gemeente/OCMW Beveren – Gravenplein 8 – 9120 Beveren.

De brief wordt door de postkamer niet geopend (dus ook niet ingescand), maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan de personen bezorgd waaraan de opdracht werd gedelegeerd.

Telefonische melding

U kunt ook een telefonische melding doen (Kristien Baeyens: T 03 750 46 22 of Griet Van Eetveld: T 03 750 16 51).

Als u ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. U krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Fysieke ontmoeting

U heeft het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van uw melding te bespreken.

Als u ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. U krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Externe melding bij Audit Vlaanderen 

Heeft u al een interne melding gedaan? Of meent u dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kunt u ook een melding maken bij Audit Vlaanderen. 

U kunt uw melding (anoniem) aan Audit Vlaanderen bezorgen:

• Via de website: https://www.auditvlaanderen.be/klokkenluiden
• Per post: Audit Vlaanderen Havenlaan 88 - bus 24 1000 Brussel
• Per e-mail: melding.audit@vlaanderen.be
• Telefonisch: 02 553 45 55

Audit Vlaanderen kan beslissen om uw melding niet in behandeling te nemen als:

• de inbreuk van geringe betekenis is
• de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van u als melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat.

Wat gebeurt er als u uw melding aan een verkeerde persoon of de verkeerde instantie richt?

Uw melding wordt zo snel mogelijk op een veilige manier doorgestuurd naar het bevoegde personeelslid. De onbevoegde persoon of instantie brengt u hiervan onmiddellijk op de hoogte.

Als Audit Vlaanderen vaststelt dat het niet bevoegd is om de melding te onderzoeken, neemt ze opnieuw contact op met u om toestemming te vragen om de melding te mogen doorsturen naar de bevoegde organisatie of dienst voor verder onderzoek.

Verder verloop van uw melding

Wat kunt u verwachten nadat u uw melding intern of extern heeft ingediend?

1. Ontvangstmelding

U ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal uw melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:

• uw melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijgt u meteen meer informatie over uw melding.
• u zich uitdrukkelijk verzet heeft tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
• het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van uw identiteit in gevaar brengt.

2. Meer informatie over uw melding

Binnen een redelijke termijn krijgt u informatie over wat er met uw melding gebeurde. Meer concreet:

• Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
• Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
• Let wel: Audit Vlaanderen kan deze termijn van drie maanden verlengen tot maximaal zes maanden.

U komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van uw melding. U krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen u geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.

• Griet Van Eetveld: T 03 750 16 51
• Kristien Baeyens: T 03 750 46 22